De nombreuses PME sont confrontées aux défauts de paiement de leurs clients. Avertissement, proactivité ou souplesse: conseils d’experts pour gérer ces situations délicates.
Une version de cet article réalisé par Large Network est parue dans PME.
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Les entreprises suisses investissent en moyenne 59 jours par an dans le suivi des retards de paiement, selon une étude récente menée par l’agence de recouvrement Intrum. Près de 87% des sociétés sondées indiquent par ailleurs que leurs débiteurs ont demandé des délais de paiement plus longs au cours des 12 derniers mois, et que ces délais ont un impact négatif sur leur activité.
Comment gérer ces retards de la manière la plus efficace et professionnelle possible? Pour Eric Muster, avocat-associé au sein de l’étude lausannoise MCLB Avocats, cela commence par l’établissement de documents contractuels solides. «C’est un travail à effectuer en amont à toute relation contractuelle. Cela vaut la peine de faire appel à un spécialiste pour intégrer toutes les clauses utiles: versement d’acomptes, garanties, reconnaissances de dette, etc. Je suis parfois confronté à des litiges où il n’existe tout simplement pas de contrat écrit.»
En cas de nouvelle relation avec un client ou un partenaire, et en fonction de l’importance du contrat, il peut aussi être utile de vérifier sa solvabilité, que ce soit en demandant un extrait du registre des poursuites ou en effectuant un contrôle via une plateforme comme Moneyhouse, qui identifie la solvabilité d’une entreprise ou d’une personne à l’aide d’un système de feu tricolore.
Sujet stratégique
«Aujourd’hui, la gestion de défauts de paiement est un sujet qui doit être traité de manière stratégique au niveau de la direction d’une entreprise, et pas uniquement relever de la responsabilité de la comptabilité, souligne pour sa part Raphaël Gaudart, professeur associé et responsable du master en entrepreneuriat à la Haute école de gestion Fribourg. Dans nos formations, nous sensibilisons les futurs entrepreneurs à l’importance d’implémenter une politique de gestion des risques financiers.» Il n’existe pas de solution unique en la matière, relève l’expert. «On ne va pas agir de la même manière si l’on développe une société de conseils active à un niveau régional plutôt qu’une plateforme de vente en ligne avec des clients venant du monde entier.»
Une fois les relations commerciales établies, il est crucial de facturer rapidement et de suivre les paiements de manière proactive. Les entreprises peuvent améliorer leurs chances de récupérer les paiements en attente avec la mise en place d’un processus de relance structuré pour contacter les clients en retard de paiement à des intervalles réguliers. «Il existe aujourd’hui quantité d’outils de customer relationship management (CRM) faciles à mettre en place et à utiliser à cet égard. De la même manière, il vaut mieux utiliser des systèmes de comptabilité, dont beaucoup sont parfaitement adaptés aux PME ou aux start-up, plutôt que de recourir uniquement à un tableur Excel.»
Le facteur temps
L’avocat Eric Muster conseille lui aussi de ne pas laisser traîner les factures en souffrance. «Il est utile d’envoyer un rappel dès l’échéance de la facture. À noter qu’il peut être judicieux d’effectuer ce premier envoi sans ajouter de frais de rappel, qui peuvent crisper inutilement.» L’expert conseille également de ne pas hésiter à prendre son téléphone pour effectuer une relance. «Cela permet de comprendre les raisons de non-paiement. Par exemple s’agit-il d’un simple oubli? D’un problème de trésorerie momentané? Dans ce cas, on peut proposer une solution de paiement échelonné.»
En des temps économiques incertains, il peut par ailleurs valoir la peine de facturer des petits montants régulièrement, plutôt qu’un seul gros montant à la fin du contrat. «Cette approche présente aussi l’avantage d’interrompre la prestation tant que la situation n’est pas régularisée et évite de travailler à perte trop longtemps. On peut d’ailleurs prévoir un échéancier de ce type en amont dans le contrat.»
Faire preuve d’une certaine souplesse en cas de difficultés financières des clients peut aider ces derniers à régler leurs dettes mais aussi à préserver la relation commerciale. «Je recommande toujours de maintenir une communication ouverte et professionnelle pour tenter de trouver un arrangement avant de se tourner vers les voies officielles», relève Raphaël Gaudart, de la Haute école de gestion Fribourg.
En cas d’échec de ces tentatives, les entreprises peuvent envisager de faire appel à des services de recouvrement professionnels pour récupérer les créances impayées de manière plus efficace. «À partir d’un certain moment, il ne faut pas hésiter à s’en remettre à des professionnels. Il ne s’agit pas de déposer une réquisition de poursuite dès le premier jour de retard, mais les entrepreneurs doivent être conscients que ce système est à disposition.» Encore faut-il rédiger la poursuite de manière précise. «Par exemple, si votre débiteur est une succursale, il faut en règle générale adresser la poursuite à la maison mère de la société. D’où l’intérêt de faire appel dans ce cas à des agents d’affaires ou des avocats spécialisés», dit Eric Muster.