Seule une PME suisse sur cinq utilise une solution de gestion intégrée pour assurer son fonctionnement au quotidien. Mais les petites entreprises ont-elles vraiment besoin de ce type de solution? Conseils et témoignages.
Une version de cet article réalisé par LargeNetwork est parue dans PME Magazine.
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Gérer sa compatibilité, suivre ses commandes, éditer ses factures et ses feuilles de salaires, suivre l’état de sa production et de ses stocks, s’acquitter de ses obligations administratives… Alors que les multinationales et grandes entreprises s’appuient depuis longtemps sur des solutions intégrées pour automatiser ces tâches, la part des PME qui ont adopté ce type de logiciels, aussi appelés ERP (Enterprise Ressource Planning) ne dépasse pas 20% selon plusieurs études.
Ces solutions affichent pourtant de sérieux atouts. Conçu comme un groupe de modules reliés à une base de données unique, un ERP intègre plusieurs fonctions de gestion: commandes, stocks, paie, comptabilité, ventes, prospection, distribution… Finies les saisies multiples et le fonctionnement en silos: chaque information alimente la solution commune. Le service commercial est automatiquement informé de l’état des stocks, tandis que la comptabilité peut piloter son activité en temps réel, en fonction de l’état de la facturation. À la clé, la promesse d’un pilotage facilité et de sérieux gains d’efficacité et de productivité. Mais les PME ont-elles seulement besoin de tels outils?
«Certaines peuvent continuer à fonctionner à l’ancienne mais cela revient à perdre un temps qu’elles ne consacrent ni à leur cœur de métier, ni à leur développement commercial», souligne Laurent Gfeller, responsable pour la Suisse romande de l’éditeur Abacus. Pour lui, les raisons d’abandonner les solutions bureautiques traditionnelles ou purement artisanales ne manquent pas, d’autant que l’époque y pousse. Avec la banalisation des smartphones, les clients attendent toujours plus de souplesse et de réactivité, y compris de la part de leur coiffeur ou de leur restaurant favori. Et le B2B n’échappe pas à cette tendance lourde.
Explosion de l’offre
Reste un frein d’ordre quasi psychologique. Les éditeurs ont-ils cherché à adapter aux PME des produits réputés complexes et coûteux, initialement déployés pour les grandes entreprises? Oui, ne serait-ce que parce que les éditeurs s’intéressent à un marché suisse prometteur: les PME représentent l’immense majorité des entreprises du pays. Une manne précieuse, sous réserve de trouver le modèle le plus adapté à des structures aux attentes et aux moyens très divers.
Proposer des solutions simples, adaptées à des activités diverses et à des tarifs maîtrisés: l’équation n’est pas simple à résoudre. Les géants du secteur et les éditeurs historiques (SAP, Sage, Oracle, Abacus…) ajustent leurs offres en développant des produits ad hoc. On compte aussi des nouveaux venus comme les éditeurs suisses Bexio et Accounto, le français Divalto ou le belge Odoo. Tous affrontent le même défi: trouver le juste équilibre entre une solution suffisamment standardisée pour répondre à la majorité des besoins et suffisamment souple pour satisfaire chacun. Ce qui n’est pas toujours possible, comme en témoigne l’éditeur genevois Michel-Igor Slatkine qui n’a trouvé aucune solution adaptée sur le marché: «Entre la diffusion, l’édition et la distribution, le marché du livre est trop spécifique. Nous avons fait le choix de développer notre ERP maison. Les fonctions de base ont été développées en six mois et nous faisons évoluer la solution au fil du temps.»
Pour les 70% de PME qui comptent moins de dix salariés les besoins sont souvent assez simples. Ainsi Christèle Ferrier, dirigeante de l’Atelier de Coiffure, un salon installé à Porrentruy, cherchait simplement à en finir avec les agendas papier. Pour 100 francs par mois, la solution de réservation en ligne déployée en octobre dernier permet désormais à ses clients de prendre rendez-vous en ligne avec son coiffeur préféré: «Le rendez-vous se synchronise automatiquement avec les agendas de mes employés qui n’ont plus à s’interrompre pour décrocher le téléphone». Une solution qui représente «un début d’ERP à l’échelle d’un artisan, un premier îlot qui leur facilite la vie», commente Laurent Gfeller, convaincu que ce type de solutions légères, user friendly et faciles à mettre en place représentent l’avenir. Et de citer le cas d’un entrepreneur dont les paysagistes déclarent chaque mois un nombre d’heure qui varie avec la saison. Un casse-tête sur Excel, facilement résolu par une appli reliée à la solution Abacus: «Depuis son smartphone, chaque paysagiste saisit lui-même ses heures avant de recevoir sa feuille de salaire à la fin du mois. Cela coûte 3 francs par mois et par employé au patron.»
Dans des PME plus importantes, «les attentes varient en fonction de la branche, de la taille, du nombre de lieux d’implantation, remarque Tobias Ackermann, Country Manager pour la Suisse chez Sage. Une PME de 60 employés comme notre client Wegmühle Group a besoin d’un ERP complet pour se conformer aux exigences légales et intégrer la chaîne logistique et le stockage sur plusieurs sites. Mais d’autres sociétés de taille comparable auront simplement besoin d’un logiciel pour rédiger leurs factures et travailler en ligne avec leur fiduciaire.»
Pour coller à des besoins variés, la plupart des éditeurs jouent la carte des partenariats. Ainsi, chez Abacus, les deux solutions dédiées (Abacus Ninja pour les TPE et Aba Plus pour les PME) peuvent être complétées au cas par cas par les briques proposées par des partenaires spécialisés sur tel ou tel marché: industrie, immobilier, communes… Formule identique chez Bexio, tourné dès sa création vers les PME: «Nos 600 partenaires développent des solutions spécifiques qui viennent se connecter à la nôtre, détaille Jeremias Meier, son fondateur. A la solution de base, nos clients peuvent ainsi ajouter des modules adaptés à leur business.» Une manière de répondre à la variété des métiers des PME tout en réduisant les coûts de développement.
Se rassurer et se faire accompagner
Au défi de l’adaptabilité s’ajoute celui de la prise en main de ces logiciels parfois redoutés pour leur complexité. «Dans les TPE, on utilise très peu l’informatique tout court, dit Jeremias Meier. La moitié de nos clients n’avaient pas d’autre logiciel avant de venir nous voir». Là encore, les éditeurs assurent avoir mis en place des réponses adéquates: support téléphonique souvent gratuit, fenêtres de chat intégrées aux logiciels, possibilité de laisser un technicien prendre la main à distance si nécessaire… Pour les déploiements plus importants, le cahier des charges prévoit des formations, témoigne Valéry Antille, directeur du support administratif des Domaines Rouvinez, une PME de 120 salariés: «En préparant le projet, nous avions convenu d’un certain nombre d’heures de formation par les équipes de Divalto et nous avions désigné en interne un chef de projet dédié à l’organisation et au suivi des formations. Chaque service a délégué un salarié expert, chargé de compléter les formations internes et de remonter les problèmes au chef de projet ou à Divalto.»
Dernier barrage à lever, le coût. Sur les solutions les plus simples, les prestataires proposent souvent des forfaits: le prix varie en fonction du nombre d’utilisateurs. Aba Ninja revient à 21 francs par mois et par personne pour les fonctions de base, tandis que le propriétaire d’un petit restaurant s’en sort pour 30 à 60 francs par mois, pour peu qu’il soit le seul à utiliser Bexio. Même les grands éditeurs se sont alignés: «Une solution comme Sage Start est disponible à partir de 25 francs par mois, indique Tobias Ackermann. Pour le coût d’un abonnement de téléphone mobile très bon marché, il offre aux PME un outil qui leur permet de traiter les offres, les factures, la comptabilité financière, les salaires, le support et la sauvegarde des données.» Pour des besoins plus complexes, les coûts peuvent vite monter (lire encadré), à mettre en balance avec le retour sur investissement. Outre les gains de productivité, la croissance commerciale, la flexibilité et la satisfaction des clients et des employés sont également à prendre en compte. Un bénéfice potentiel qu’aucun ERP ne peut évaluer à la place des patrons…
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Les bons réflexes avant de franchir le pas
Avant de déployer un ERP, se préparer à respecter quelques règles simples pour mener calmement une opération qui n’a rien d’anodine.
Première étape, définir les besoins: sont-ils basiques (comptabilité, facturation…) ou plus complexes (suivi logistique, gestion des stocks, recrutement…).
Vient ensuite la phase de benchmark, avec l’examen des solutions existantes sur le marché: doivent-elles être déployées sur vos propres serveurs ou sont-elles accessibles sur le Cloud, une pratique souvent moins onéreuse et en plein essor? Si des leaders réputés comme Sage ou Microsoft Dynamics offrent des solutions reconnues, elles ne sont pas nécessairement adaptées à son activité. Des opérateurs moins connus peuvent mieux en revanche connaître votre métier et ses spécificités.
Commence alors la phase de déploiement, plus ou moins longue selon les cas. S’il n’existe aucune réponse standard, l’intégration peut prendre de 1 à 3 mois dans une TPE, de 3 à 6 mois dans une PME de taille moyenne et parfois plus d’un an pour les plus importantes. Cela étant, il est rarement nécessaire de déployer l’ensemble d’un ERP d’un coup. Les fonctions principales (comptabilité, gestion des stocks, ventes) peuvent être activées dans un premier temps avant d’installer des briques complémentaires.
Autre point essentiel: ne pas s’arrêter aux seules solutions techniques mais vérifier la qualité et la réactivité du support ou des formations proposées par les éditeurs. Enfin, il faut rester sceptique à propos des ERP gratuits: souvent limités sur le plan fonctionnel, ils sont financés par la publicité ou facturent la moindre opération supplémentaire.
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«Permettre un suivi impeccable de de la prospection à la prise de commande»
Fondée en 1947, les Domaines Rouvinez exploitent 150 hectares de vignes dans le Valais et emploient plus de 120 collaborateurs. Valéry Antille, directeur du support administratif, explique comment l’entreprise a fait son choix au moment d’investir dans un nouvel ERP.
Vous utilisez un logiciel édité par Divalto pour votre gestion. Que vous apporte-t-il?
Il s’agit d’un ERP dont le noyau couvre toutes les fonctionnalités de base: gestion commerciale, finance, production… Il propose aussi une couche paramétrable, spécifique à chaque métier. En ce qui nous concerne, cela touche à l’encavage, la vinification, le conditionnement et le stockage. Enfin, on peut y connecter facilement des modules annexes de gestion de stocks, de préparation de commande ou de CRM, ce qui permet un suivi impeccable de notre clientèle, de la prospection à la prise de commande.
Comment procédiez-vous auparavant solution et combien l’intégration du nouvel ERP vous a-t-elle coûté?
Nous utilisions l’application AS 400, fiable et rapide, mais peu conviviale et pas suffisamment évolutive. En tout, l’investissement global dépasse 1,5 million de francs mais l’ERP ne représente que la moitié de cette somme. Ce montant intègre les trois ans et demi de travail de notre chef de projet: définition des processus et des besoins, sélection des acteurs du marché, appels d’offre, suivi de l’implémentation de la solution… Il englobe également des coûts d’infrastructure importants car nous en avons profité pour nous mettre à jour à ce niveau: environnement Windows, messagerie, stratégie de sécurité…
Pourquoi avoir choisi ce fournisseur plutôt qu’un autre?
Nous avons choisi Divalto pour son positionnement médian, entre les petits ERP peu adaptés aux spécifiés de notre activité et les plus importants, chers et compliqués à paramétrer. Cette solution compte 90’000 utilisateurs, ce qui offre une certaine garantie sur sa capacité à évoluer. Mais si les aspects matériels sont importants, la relation humaine l’est tout autant et c’est finalement la rencontre avec le PDG de Divalto, Thierry Menley qui nous a rassuré par son professionnalisme et par sa vision de ce que doit être un ERP pour une PME comme la nôtre.