L’étrange retour du dictaphone

L’idée créative surgit souvent au mauvais moment. Vous prenez votre douche ou vous préparez le petit déjeuner et soudain, elle s’impose à votre esprit: «Tiens, cette entreprise pourrait être intéressée par notre produit…» Ou alors: «Il faudra que je rappelle ce client…» Ou encore: «Ne pas oublier d’inscrire cet argument dans ma prochaine offre…»

A partir de cet instant décisif, chaque individu réagit à sa manière. Il y a les inconséquents, qui négligent l’étincelle et retombent aussitôt dans leur train-train; les velléitaires, qui griffonnent quelques mots sur un post-it qu’ils ne retrouveront jamais; et les organisés, qui inscrivent l’idée — dans leur cortex ou sur un support externe — et qui, à peine arrivés au bureau, la mettent en œuvre, l’agendent ou la sous-traitent.

Ce sont évidemment ces derniers qui gagnent à tous les coups. Mais comment font-ils, concrètement? Leurs «supports externes» vont du bon vieux carnet à spirale à l’agenda électronique, en passant par le Filofax et le téléphone mobile. Avec, pour chaque formule, autant d’avantages que d’inconvénients.

Pour les amoureux du papier, le calepin Moleskine constitue sans doute la solution la plus élégante: ces petits carnets noirs, relancés avec succès par un fabricant italien au marketing redoutable, sont vendus en librairie à un prix assez cher, ce qui encourage leurs propriétaires à prendre soin d’eux.

On n’écrit pas n’importe quoi dans son Moleskine: n’y prennnent place que les idées et les informations à haute valeur ajoutée. On le consulte donc aussi avec soin, en accordant à son contenu tout le soin qu’il mérite.. En plus, l’objet vous donne un petit d’air d’écrivain-voyageur tout à fait chic quand vous l’utilisez en société. Attention toutefois à l’effet bobo: les carnets Moleskine peuvent vous faire passer pour un poseur.

Mais l’écriture reste une activité lente. Rien de tel que la parole pour résumer brièvement une idée de génie. Au rayon électronique, c’est curieusement le dictaphone new-look qui s’impose comme la formule la plus efficace – en attendant que les téléphones mobiles soient dotés d’une fonction d’enregistrement vraiment ergonomique. De nombreux avocats et managers ne peuvent plus s’en passer. «L’utilisation d’un dictaphone a changé ma vie, explique ce cadre d’une société genevoise. Avant, j’étais adepte du carnet, mais je n’ai jamais pu le faire de façon durable. Désormais j’ai toujours mon dictaphone dans la poche de mon pantalon.»

«Je l’utilise pour prendre des notes dans la rue ou en voiture, lorsque je souhaite fixer une idée qui me passe par la tête ou pour ne pas oublier un rendez-vous ou une échéance. Je l’utilise même pour faire mes courses: après avoir enregistré devant mon frigo ce qui me manque, j’écoute la liste des produits devant les rayons du magasin. Ce type de dictaphone est parfait pour les gens qui doivent penser à beaucoup de choses et qui ont besoin de s’organiser de façon efficace.»

Pour Bruno Favoyat, directeur de IBT, agence de conseil pour l’organisation personnelle, le dictaphone numérique a indéniablement un potentiel pour certaines professions: «Pour les sédentaires, qui ne bougent pas de leur bureau, je pense qu’il s’agit d’un objet superflu, à moins qu’il ne s’agisse d’enregistrer une conférence. Par contre, cet objet peut être très utile à des gens qui bougent beaucoup, soit dans l’entreprise, soit en dehors. Je pense par exemple aux responsables sur des chantiers, aux professions médicales ou aux commerciaux, qui ont beaucoup de temps vide à exploiter lors de leurs déplacements.»

Pour que le dictaphone soit véritablement utile, il est important de s’imposer une certaine discipline et des repères en terme de routine. «Il faut par exemple s’habituer à classer ses messages en fin de journées sur son PC dans Outlook par exemple, afin de pouvoir les utiliser par la suite, explique Bruno Favoyat. S’il s’agit d’une conférence, il sera préférable d’utiliser un logiciel de retranscription de texte. Dans tous les cas, le dictaphone ne doit pas ajouter des complications supplémentaires: il faut l’intégrer aux outils usuels. »

Alors qu’aujourd’hui beaucoup d’agendas électroniques, de baladeurs MP3 et même de téléphones portables offrent une fonction dictaphone – qui s’avère difficile à utiliser et de qualité médiocre – la marque Olympus propose une gamme d’appareils variée et performante. D’une ergonomie parfaite, les cadrans numérotés permettent une utilisation beaucoup plus simple que les quatre manœuvres nécessaire en moyenne pour utiliser la fonction enregistrement d’un téléphone mobile.

De plus, ils bénéficient d’une autonomie beaucoup plus longue. La recherche de notes est facilitée grâce à un système de dossiers, pouvant contenir chacun de nombreux fichiers. On peut par exemple utiliser des dossiers pour le registre professionnel et d’autres pour les loisirs (enregistrer des concerts, des ambiances dans un stade de football ou des conversations diverses). Une fois enregistrés, ces messages peuvent être stockés dans un ordinateur et envoyés à d’autres destinataires, en format texte ou audio.

Dans notre société de la connaissance, où la circulation des idées prend une place décisive, on attend des employés qu’ils fassent preuvent de créativité à tous les stades de leur travail. Chaque bonne idée peut jouer un rôle. Pour exploiter au mieux ces étincelles fugitive, l’usage d’un dictaphone numérique peut devenir un allié précieux.

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Trois modèles sous la loupe